Grundleistungen

Zu den Grundleistungen der Verwaltung gehören insbesondere die in §§ 24, 27 Abs. 1, 2, 3 und 5, 28 Abs. 1 und 3 WEG aufgeführten gesetzlichen Aufgaben. Die Grundleistungen sichern der Gemeinschaft eine sachgerechte Verwaltung der gemeinschaftlichen Belange.

  Erstellen der Wirtschaftspläne

Wir erstellen einen Wirtschaftsplan je Wirtschaftsjahr einschl. der Ausweisung der Verteilung je Kosten/Einnahmeart in Form von Gesamt- und Einzelwirtschaftsplänen gem. § 28 WEG je Sonder-/Teileigentum. Das Wirtschaftsjahr ist das Kalenderjahr, sofern für die Gemeinschaft nichts anderes geregelt ist.

Die Höhe der Hausgelder wird jeweils jährlich von uns in Form eines Wirtschaftsplans vorgeschlagen. Dieser Wirtschaftsplan wird von uns dem Verwaltungsbeirat zur Begutachtung präsentiert und nach dieser Prüfung der Eigentümerversammlung zur Genehmigung durch Beschluss vorgelegt.

  Jahresabrechnung

Wir erstellen eine jährliche Abrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Abrechnungszeitraum als Gesamt- und als Einzelabrechnung je Sonder-/Teileigentum und möglichen Sondernutzungsrechten. Basis dazu sind die in der Gemein- schaftsordnung oder sonstigen, durch Vereinbarung/ Beschlussfassung der WE bestimmten Verteilerschlüssel."

Zinsen

Die Jahresabrechnung weist die Zinseinnahmen sowie die von dem Kreditinstitut an den Fiskus abgeführte Kapitalertragsteuer aus , auch heruntergebrochen auf die jeweilige Wohnungseinheiten .

Haushaltsnahe Dienstleistungen

Die Jahresabrechnung weist die Ausgaben der Gemeinschaft für haushaltsnahe Dienstleistungen gem. § 35a EStG aus sowie die hiervon auf die Einheiten entfallenden Anteile.

Instandhaltungsrücklage

Die Jahresabrechnung weist die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage aus. Bei uns selbstverständlich nach der neuen Regelung des BGH-Grundsatzurteils (AZ: V ZR 44/09) vom 06.12.2009

Status

Der Status enthält die Angaben über Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Eigentümern und Dritten sowie über die Kontenstände der Gemeinschaft zu Beginn und zum Ende des Abrechnungsjahrs.

Einsicht in Unterlagen der Abrechnung ( Transparenz wird bei uns GROSS geschrieben )

Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Miteigentümern zur Einsichtnahme während unserer Bürozeiten - nach vorheriger Terminvereinbarung - in unserem Büro zur Verfügung. Diese Regelung ersetzt das Auslegen der Belege in der Eigentümer- versammlung. Die Anfertigung von Kopien für einzelne Eigentümer werden von uns gemäss §4 des Verwaltervertrags kostenpflichtig durchgeführt.

  Eigentümerversammlungen und Niederschrift

Wir laden zur ordentlichen Eigentümerversammlung bis zum Ende des II. Quartals nach Abschluss des Wirtschaftsjahrs ein, vorausgesetzt, dass alle Abrechnungsdaten und -unterlagen zur Verfügung stehen.

Vorsitz und Niederschrift: Sofern die Versammlung nichts anderes beschließt, führen wir den Vorsitz in der Eigentümerversammlung und sorgen für eine ordnungsmäßige Niederschrift der Beschlüsse.

Die Beschluss-Sammlung gem. § 24 Abs. 7 WEG wird von uns geführt .

  Hausordnung

Der Verwalter sorgt für die Durchführung der beschlossenen Haus-/Nutzungsordnungen. Schriftlich gemeldete Verstöße gegen die Haus-/Nutzungsordnungen mahnt der Verwalter bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer mündlich oder schriftlich unter Angabe des Namens des Beschwerdeführers ab. Die nächste Eigentümerversammlung wird unterrichtet, wenn die Abmahnung ohne Erfolg blieb. Ein gerichtliches Vorgehen bedarf jedoch grundsätzlich einer Genehmigung der Eigentümerversammlung durch Beschluss.

  Überwachen der Verträge der Gemeinschaft

Wir betreuen und überwachen die Leistungen der Vertragspartner der Gemeinschaft und schließen nach Maßgabe der Beschlüsse, der Gemeinschaftsordnung und der Gesetze die notwendigen Versicherungen für die Gemeinschaft ab. Wir überprüfen sorgfältig die Versicherungssumme, um Unterdeckungen auszuschließen.

  Geldverwaltung

Die gemeinschaftlichen Gelder werden durch uns auf Giro- und Anlagekonten bei einer deutschen Bank oder Sparkasse nach ihrer Wahl angelegt. Selbstverständlich getrennt von anderen. Die Konten führen wir unter dem Namen der Gemeinschaft und verwalten ihre Gelder nach den Grundsätzen eines ordentlichen Kaufmanns.

  Rechnungskontrolle und -anweisung

Wir führen die rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen, Hauswart- und Bargeldkassen durch.

  Buchführung

Im Vertragszeitraum wird von uns eine übersichtliche, kaufmännisch ordnungsgemäß geführte Buchhaltung eingerichtet , getrennt von denjenigen anderer Gemeinschaften. Unsere Buchhaltung beinhaltet das Führen und Abrechnen von
- Hausgeldkonten je Sonder-/Teileigentum;
- Einnahmekonten für Erträge;
- Ausgabekonten je Kostenart (ohne Ausweis der Mehrwertsteuer);
- Rücklagekonten einschließlich Anlage der Mittel;
- Konten für Mitarbeiter der Gemeinschaft (ohne Steuerberatungsleistung);
- Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge;
- das Buchen der Bankbewegungen für die Hausgeldzahlungen und Abrechnungsergebnisse;
- das Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung;
- die Veranlassung der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs, das Melden der Gesamtheizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Serviceunternehmen, das Buchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sonder-/Teileigentum in die Einzel-/Jahresabrechnung.

  Technische Kontrollen am Gemeinschaftseigentum

Anwesenheit vor Ort wird bei uns ernst genommen. Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, nehmen wir eine technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch jährliche Begehung der Wohnanlage ( auch Zwischenprüfungen / Ortstermine ) vor.

Sonderfachleute: Wenn es notwendig nist, ziehen wir auch Sonderfachleute auf Kosten der Gemeinschaft hinzu , z. B. bei Meldungen von Mängeln in einzelnen Wohnungen zur Abklärung, inwieweit das Gemeinschaftseigentum hierfür Verursacher ist .

Abwicklung von Schadensfällen. Empfehlung: Wir geben Empfehlungen bei der Auswahl technischer Lösungen und wirken bei den Preisverhandlungen und der Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum aktiv mit. Klärung. Wir klären Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/Gemeinschaftseigentum.

Schadensminderung: Es werden von uns Empfehlungen an die Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und -beseitigung aktiv ausgesprochen.

  Instandhaltung und Instandsetzung

Instandhaltung und Instandsetzung in dringenden Fällen

"Wir leiten die im Rahmen ordnungsgemäßer Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums erforderlichen Maßnahmen ein, holen ggf. mehrere Kostenvoranschläge ein und stimmen den Umfang der Maßnahmen mit dem Beirat ab. In dringenden Fällen gemäß § 27 Abs.1 Ziffer 3 WEG Aufträge im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft, überwachen die Arbeiten und nehmen diese ab. Bei versicherten Schäden am Gemeinschaftseigentum übernehmen wir die Schadensmeldung an die Versicherung.

Instandhaltungsmaßnahmen aufgrund Beschlussfassung

Bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen, welche nicht unter die vorgenannte Regelung fallen, vergeben wir die Aufträge entsprechend den von der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüssen. Wir arbeiten im Rahmen der Beschlussdurchführung nach Bedarf auch mit sachkundige Personen (Architekten bzw. Ingenieure) hinzuziehen, soweit dieses für die Bewertung und Überwachung größerer Instandsetzungs- arbeiten erforderlich ist. Entstehende Kosten gehen zulasten der Gemeinschaft.

  Allgemeine Leistungen

Wir führen den Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten, für gemeinschaftliche Belange, soweit dieser im Rahmen der aufgeführten Grundleistungen veranlasst wurde.

Besondere Leistungen / Zusatzleistungen

"Wir von immomindt erbringen, über die o. a. Grundleistungen hinaus, die nachgenannten zusätzlichen Leistungen. Für diese Zusatzleistungen wird ein gesondertes Entgelt bei Bedarf vereinbart:"

Übersendung der Versammlungsniederschriften: Wir stellen jedem Wohnungseigentümer eine Kopie der o. g. Niederschrift ohne besonderen Nachweis an die letzte, schriftlich gemeldete Adresse zu.

Information des Beirats: "Von wichtigem Schriftverkehr erhält der Verwaltungsbeirat von uns Kopien, damit er immer über die aktuellen Belange der Gemeinschaft informiert ist und seine Stellungnahme dazu abgeben kann (Beiratskopien).

Beiratssitzung

Teilnahme an Beiratssitzungen, bei welchen es sich um die dritte oder weitere Sitzungen im Jahr handelt und die auf Wunsch der Eigentümer oder des Beirats unter Hinzuziehung der Verwaltung oder aus Gründen ordnungsgemäßer Verwaltung einberufen werden, wobei der Anlass der Einberufung nicht von der uns zu vertreten ist.

Erstellung/Wiederherstellung von Verwaltungsunterlagen

Erstellung/Wiederherstellung notwendiger Unterlagen einschließlich Buchhaltung, Wirtschaftsplänen, Abrechnungen, welche zum Zeitpunkt der Übernahme der Verwaltung aus Gründen, die von uns nicht zu vertreten sind, fehlen.

Instandhaltung und Instandsetzung

Mitwirkung bei aufwändigen Instandhaltungen bzw. Instandsetzungen über den in der Grundleistung (Ziffer 11) vereinbarten Umfang hinausgehend (z. B. Überwachung und Abnahme von Handwerkerarbeiten anstelle eines Architekten), soweit von uns angeboten und von der Gemeinschaft durch Beschluss genehmigt.

Abnahme

Abnahme des Gemeinschaftseigentums vom Bauträger ohne Hinzuziehung eines Architekten, soweit von der Verwalterin angeboten und von der Gemeinschaft durch Beschluss genehmigt. Gehaltsabrechnungen

Erstellung von Lohn- und Lohnnebenkostenabrechnungen für haupt-/nebenberufliche Mitarbeiter der Gemeinschaft ohne Einschaltung eines Steuerberaters unter dem Vorbehalt der Entscheidung zur Übernahme im Einzelfall.

Beitreibung von Hausgeldforderungen

Beitreibung von Hausgeldforderungen durch gerichtliches Mahn- und/oder Klageverfahren ohne Einschaltung eines Rechtsanwalts, unter dem Vorbehalt der Entscheidung zur Übernahme im Einzelfall. Bescheinigung über haushaltsnahe Dienstleistungen Auf Wunsch einzelner Eigentümer stellen wir gesonderte Bescheinigungen über Kosten haushaltsnaher Dienstleistungen gemäß § 35 EStG einschließlich der Berechnung der auf den Empfänger entfallenden Anteile aus.

Kopien auf Wunsch einzelner Eigentümer

je DIN A4 Seite/je Vorlagenblatt analog § 2 Abs. 2 RVG i. V. m. Nr. 7000 VV

Soweit vorstehend ein Entgelt nach Aufwand anfällt, schuldet die Gemeinschaft die vereinbarte Vergütung gem. § 4 des Verwaltervertrags.

Unsere Hausverwaltung ist auf werterhaltendes Gebäude- management ausgerichtet. Unser Erfolgsgarant ist die rechtzeitige Erfassung, Planung und zeitnahe Ausführung von notwendigen Instandhaltungsarbeiten.

Sprechen Sie uns einfach an und vereinbaren Sie einen unverbindlichen Informationstermin: Tel.: 0208 / 30 99 72 00